Wenn man sich die Interpertation und Publikationen anschaut, findet man teilweise widersprüchliche Aussagen. Es scheint sich aber die Haltung durchzusetzen, alle E-Mails archivieren zu wollen, da angesichts der vielen Verordnungen und Vorschriften eine Entscheidung über die Archivierungs-Relevanz schwierig ist und kaum noch einem Mitarbeiter selber überlassen werden kann.

Jedenfalls ist man gut beraten, sich einen möglichst umfassenden Überblick der gängigen Rechtsauffassung zu verschaffen und die möglichen Fussangeln kennen zu lernen.

Im nachfolgenden haben wir eine Zusammenstellung von Informations-Quellen erarbeitet. Wir freuen uns sehr über Hinweise und Verbesserungsvorschläge, vor allem, wenn sich Quellen geändert haben oder neue dazugekommen sind.

Publikationen

White paper von Pixelpark. Umfassender Überblick und Bewertung des Themas Revisionssicheren Archivierung im unternehmerischen Kontext (PDF)

Beitrag aus LANline Spezial II/2007 (PDF), Kurzer Abriss zum Thema, Rechtsgrundlagen, Verfahren: Der Traum von der Ordnung im Postfach

Revisionssicherheit, Verantwortlichkeit der Personen/Rollen, Aufgaben: E-Mails: Die Kunst der Ablage

“Mimosa”-lastige Zusammenfassung des Themas in “Chefbüro”: Rechtskonforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung

Mit seinem Leitfaden über rechtliche Rahmenbedingungen rund um das Thema E-Mail Archivierung adressiert Mimosa Systems sowohl die Geschäftsleitung, als auch IT-Leiter und Administratoren. Der Leitfaden beinhaltet neben umfassenden rechtlichen Hinweisen zur E-Mail-Archivierung eine Checkliste für die praktische Umsetzung. Dieses Whitepaper soll die Zielgruppen in Bezug auf einen rechtssicheren, revisionssicheren und der Organisationsverpflichtung entsprechenden Einsatz von E-Mail-Archivierungssystemen unterstützen.

Ebenfalls an die Geschäfts- und IT-Leitung wendet sich “Mr. Compliance” mit seinem Leitfaden zur digitalen Archivierung (PDF). Von Rechtsanwältinnen verfasst, gibt dieser einen guten Überblick über rechtliche Belange in Handels- und Steuerrecht.

Klassisch: Der BITKOM-Leitfaden „E-Mail-Archivierung“.

Diesen BITKOM-Leitfaden sollte man ebenfalls kennen, auch wenn er nicht direkt mit Archivierung zu tun hat:

Neueste Version des BITKOM Leitfadens zur privaten Nutzung von Email und Internet (V. 1.5) problematisiert die Pflicht zur Vorratsdatenspeicherung

Im Januar 2008 wurden in dem Leitfaden E-Mail und Internet im Unternehmen Erläuterungen dazu gemacht,ob die neuen, im TKG verankerten Pflichten zur Vorratsdatenspeicherung diejenigen Unternehmen betreffen könnten, die die private Nutzung von E-Mail oder/und Internet erlauben. Den aktualisierten Leitfaden finden Sie hier zum Download.

“E-Mail Archivierung – ein Leitfaden für Geschäftsleitung, IT-Leiter und Administratoren” , erstellt durch “Mimosa Systems” und dem Anwalt Robert Niedermeier aus München.

Guter Überblick der BARC mit Vergleich von Archivierung auf dem Server mit Archivierung lokal beim Nutzer sowie Hinweis zu Risiken bei privater Mail-Nutzung durch die Mitarbeiter: E-Mail-Management .

Ähnlicher Artikel aus dem TecChannel. Hier noch ein weiterer Artikel aus TecChannel.

Vergleich der Lösungen von Symantec und EMC in der Computerwoche.

Weiterer Vergleich Mimosa Systems gegen GFT Inboxx (Computerwoche).

Rechtliche Grundlagen und Verantwortlichkeiten, Einbeziehen der Mitarbeiter, auch aus der Computerwoche. Hier auch noch ein Bericht.

Rechtliches

Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails

Dieser Beitrag der http://www.it-recht-kanzlei.de/ beschäftigt sich intensiv mit den rechtlichen Rahmen- bedingungen der Archivierungspflicht von E-Mails (als Teil eines effektiven Risikomanagements) und zeigt insbesondere auf, welche Konflikte im Zusammenhang mit dem Datenschutz bestehen und wie diese wiederum gemeistert werden können.

Studien

SofTrust

SofTrust hat in einer Studie alle Archivierungs-Lösungen am Markt verglichen. Einleitend zum Thema haben sie folgendes Whitepaper.

BARC

Das Business Application Research Center (BARC), ein Spin-Off der Universtät Würzburg (Lehrstuhl Prof. Thome), bietet großen und mittelständischen Unternehmen neutrale und fundierte Unterstützung bei der Konzeption und Auswahl von Business-Intelligence- und Dokumentenmanagement-Systemen. Dabei kann BARC auf über zehn Jahre Erfahrung zurückblicken. Zahlreiche namhafte Unternehmen, darunter über 90 Prozent aller DAX-100-Unternehmen profitieren in vielfältiger Weise vom Know-how der BARC-Analysten.

Die Software-Evaluation E-Mail-Management (690,- EUR zzgl. MwSt.) beschreibt und bewertet 15 führende Systeme für Verwaltung, Archivierung und E-Mail Response Management. Dadurch erhalten Unternehmen eine qualifizierte Unterstützung bei der Auswahl einer individuell passenden Softwarelösung. Nach einem Marktüberblick verdeutlicht die BARC-Studie die Grundlagen von E-Mail-Management-Systemen. Ein ausführlicher Kriterienkatalog kann Unternehmen als Vorlage für den eigenen Auswahlprozess dienen.

Lösungen

COLLAX bietet als Modul für seinen Collax Business Server nun auch die Mail-Archivierung an. Das Modul ist im Subscription-Modell für 295,- EUR/Jahr buchbar.

Verfassser: Emilio Paolini, Nicola Tiling